Руководство по созданию успешного процесса адаптации удаленного сотрудника

Иллюстрация Эбби Лоссинг через Instagram

Это мечта - никогда не тратить ни копейки на офисные помещения снова. Нет больше непомерной арендной платы в «желательных» городах и больше многолетней аренды. Это привилегия, которой могут воспользоваться не все сотрудники или компании (например, вы не можете работать удаленно в сфере общественного питания), но преимущества невероятны, если вы можете сделать это правильно. И идея управления удаленной компанией давно существует. В то время как растущая пандемия COVID-19 ускорила движение удаленной работы. Такие компании, как Shopify и Twitter, были одними из первых, кто начал строгую работу с внутренней политикой, чтобы выровнять кривую.

Моя компания, Блум, ушла совсем далеко, и мы не одни. С глобальной пандемией, которая развивается с каждым часом, и с назначением новых сотрудников, я знаю, что компании, переживающие беспрецедентные времена, приспосабливаются к новым нормам. Несмотря на наш новый нормальный (на данный момент) - у вас впереди отличная возможность. Первый заказ бизнеса? Убедиться в том, что регистрация сотрудников устойчива в отдаленном мире. Вещи сильно отличаются, когда вы не можете полагаться на среду центрального офиса.

Вот на что нужно обратить внимание:

Внедрить дистанционно первые процессы

Прежде чем изменять детали на уровне поверхности, убедитесь, что базовые бизнес-системы поддерживают удаленную адаптацию.

Получите правильные инструменты общения и совместной работы на месте

Если у вас нет рабочих столов, конференц-залов и закусочных, технологии могут стать отличным местом для общения и совместной работы:

  • Общее и общение 1 на 1: слабость.
  • Встречи: Zoom или UberConference.
  • Общий доступ к файлам: Google Drive, Box, Dropbox, Notion или интранет.

Создайте документ «как мы работаем»

Поскольку вы не можете наблюдать за работой офиса в удаленной рабочей среде, сотрудники должны видеть рабочие ожидания в черно-белых тонах.

В ваш документ «как мы работаем» включите:

  • Какие инструменты вы используете для разных целей.
  • Ожидаемое рабочее время и часовой пояс.
  • Электронный этикет за нерабочее время.
  • Ожидаемое время отклика для определенных типов сообщений.
  • Как доставить рабочий продукт (он будет отличаться в зависимости от отдела или типа работы).
  • К кому обращаться за помощью по техническим вопросам (проблемы с входом в систему, проблемами с аккаунтом, проблемами с юзабилити и т. Д.).
  • Все, что вы делаете для группового / тимбилдинга виртуально или лично.

Запланируйте еженедельные проверки для новых сотрудников

Если вы не проводите еженедельную регистрацию со всеми сотрудниками, по крайней мере, убедитесь, что у вас есть один для новых сотрудников, забронированных у их менеджеров или старшего руководителя. Лучшая каденция, которую мы видели, это еженедельно в течение первых 8–10 недель работы нового сотрудника в вашей компании. Теперь я знаю, что не всем нравится видеть себя на видео, но я пытаюсь вести эти разговоры с помощью видео. Эти разговоры предназначены только для этого: разговоры. Не зацикливайтесь на работе, а используйте время, чтобы узнать друг друга - и работу, и жизнь.

Добро пожаловать своим людям прямо

Так как ваш новый найм будет удаленным, а зачастую и самостоятельно, вы не сможете пригласить новых сотрудников в центральное место, вот четыре способа сделать их первые дни особенными в вашем виртуальном мире:

Иллюстрация Эбби Лоссинг через Instagram

1 - отправить посылку на первый день к ним домой

Все, что вы обычно предоставляете сотруднику в офисе, отправьте в пакете по уходу на дом сотрудника. Это могут быть такие вещи, как: компьютер, монитор, специальные технологии для их работы или компания. Вы можете даже включать предметы домашнего обихода, такие как дезинфицирующие салфетки, их любимый чай, кофейную чашку для домашнего офиса или книгу о том, как работать удаленно.

2 - Помогите им настроить домашний офис

Расходы на офис, такие как столы, стулья, канцелярские товары и принтеры, направлены на то, чтобы помочь сотрудникам быть более продуктивными, и эти инструменты должны быть также предоставлены удаленным работникам.

Настройте сотрудников на успех, позволив им приобретать основы удаленной работы, которые им необходимы, чтобы обеспечить удобство их работы и работу на них. Несмотря на то, что подарочные карты Amazon являются самым простым способом для достижения этой цели, вы также можете обратиться к местным поставщикам (например, Staples или Best Buy в Канаде), чтобы предоставить сотрудникам финансирование в зависимости от местоположения их домашних офисов.

3 - Запустить удаленную программу новых друзей

Общим подходом к формированию команды в офисах является программа «приятель», где более опытный сотрудник приглашает нового человека на кофе или обед. С помощью видеоконференций вы можете сделать это в цифровом виде! Настройте своих новых сотрудников с приятелем. Поощряйте их выпить виртуальный кофе или обед с ними еженедельно в течение 6–8 недель. Поощряйте друзей отключать уведомления и следить за тем, чтобы видеоконференция работала в полноэкранном режиме, чтобы они не поддавались соблазну при поступлении электронных писем или неаккуратных сообщений. Друзья должны присутствовать в полной мере, чтобы ваши новые люди чувствовали себя желанными.

4 - Прием цифрового нового гостеприимсва

Очень важно иметь общее пространство, где люди могут заглянуть и представиться новому найму. Общедоступное сообщение или электронное письмо компании просто не будет сокращено во время процесса удаленной регистрации. Когда я руководил талантами в Rangle, моя команда и я обходили весь офис и представляли новых сотрудников каждому человеку в команде. Когда я руководил талантами в Лиге, мы представляли новых людей во всех наших руках, где они вставали и рассказывали о них, а также удивительные факты о них. Оба оказались отличным способом заставить людей чувствовать себя желанными, а также особенными в первый день. Вы можете создать это, организовав цифровое приветствие для новых сотрудников, когда люди в вашей компании сядут на групповой вызов, а новый сотрудник сможет представиться и встретиться со всеми остальными.

Продолжайте волнение

Благодаря технологиям стало проще, чем когда-либо, создавать культуру и общество, даже если вы не находитесь в одной комнате друг с другом. Slack - отличный инструмент для общения, и одно большое преимущество - возможность создавать каналы. Вы должны создать два канала для своей команды:

  • Канал New Hire, где все новые сотрудники могут создавать цифровые «когорты». Удалите людей из этого канала на их 6-месячный юбилей с компанией.
  • Канал Remote Work Party, на котором люди могут делиться интересными вещами о своей удаленной работе, такими как настройка рабочего стола, советы по повышению производительности, семейные моменты и многое другое. Этот канал отлично подходит для советов по работе, а также помогает избежать изоляции, которая может возникнуть, когда люди работают удаленно (особенно, если они никогда не делали этого раньше).

Отличный способ создать в коллективе ощущение здоровой неработающей жизни на длительный срок - это поощрять сотрудников к совместной цифровой работе посредством групповых видеозвонков. Вы также можете, если позволяют бюджеты, провести цифровую вечеринку с пиццей и заказать доставку пиццы в дома людей, чтобы отпраздновать новый прием в первый день. Если бюджетов еще нет и все распределены по всему миру, просто убедитесь, что ваши сотрудники знают ценность и важность общения со своими друзьями, семьей и другими близкими людьми в цифровом виде. Это поможет им чувствовать себя удовлетворенными в жизни, что может означать только лучшее для вас как их работодателя. Работа в удаленном режиме может стать изолированной, и поскольку Covid-19 продолжает бросать нам вызов как лидерам, нам нужно будет внести коррективы в наш способ работы, чтобы гарантировать, что опыт каждого сотрудника по-прежнему будет хорошим.

Как выглядит ваш опыт удаленного найма на работу? Поделитесь тем, что вы делаете, чтобы сделать его победителем для новых людей, присоединяющихся к вашей команде, в комментариях ниже.

Будьте в безопасности + счастливого найма!

PS: в Bloom мы поддерживаем компании, которые не готовы к работе на должности руководителя отдела талантов, но нуждаются в руководстве на временной основе. Мы выполняем основополагающую работу, такую ​​как внедрение лучших технологий, инструментов и процессов, которые пронизаны ценностями вашей организации. Если вы ищете свою талантливую игру, но не готовы к найму на полную ставку, свяжитесь с нами!